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你真的会做笔记吗？如何打造你的第二大脑

来源：晰数塔互联网快讯时间：2023年12月14日 17:03

一、以行动为导向：是什么难倒了 99% 的笔记记录者？（附破解之策）

只要养成了正确抓取信息的良好习惯，那么每当各种信息如同潮水一般向你汹涌而来时，你都会感到无比兴奋。

你会对每一本书、每一次谈话、每一场访谈都全神贯注。你所发现的每一个有趣的想法都会被可靠地记录备用。正是第二大脑将记忆的不确定性转化为确定性。

然而，可能用不了多久，你便会遭遇到一个新的问题：如何妥善处理这些宝贵的素材呢？你在收集信息的时候越是孜孜不倦，这个问题就越发显得严重。如果只是一味地抓取信息，而无法进行有效组织和检索的话，最终只会让人更加无所适从。

我曾花费了数年的时间，尝试过各种不同的方法，试图找出一条对数字生活进行合理组织的有效途径。我曾试着从物理空间的组织学、格式各异的笔记本，甚至图书管理普遍采用的“杜威十进分类法”中寻求借鉴；我曾试着将文件按照日期、主题、类别或是其他各种五花八门的标准加以组织。不过这些方法纷纷以失败而告终。

究其原因，上述组织系统中没有任何一种是与我的日常生活紧密契合的。它们总是让我受困于一系列错综复杂的规则之中，从而挤占了大量原本可以用于其他事务的时间，这就导致了它们的日渐式微。每当我放弃一套失败的组织方法后，便会重新退回到将所有笔记和材料归集在单个文件夹（通常是某个正在进行的项目）的路子上来。这种做法至少可以保证我手头上的项目能够获取到足够的资源——什么标签啦、归档啦、关键词之类的统统都不重要。

有一次我突然醒悟：为何不将这种文件组织方法一直沿用下去呢？既然按照项目分类是最省事也最自然的信息管理办法，那么把它设为默认不就可以了么？

于是我便这么做了。出乎意料的是，这种做法非常有效。长期以来，我和成千上万的学员以及支持者一道，不断对这种以行动为导向的方式进行改善、简化以及测试。最终我将这种组织方法命名为 PARA 系统，它很好地概括了生活中常见的四大信息类型，也即项目（Project）、领域（Area）、资源（Resource）以及存档（Archive）。这四大类型是普遍适用的，足以囊括信息的各种种类、渠道、格式以及目的。

无论你来自哪个领域、从事何种职业，PARA 系统都可以助你一臂之力。最根本的一条原因就在于：它是一种重行动、轻分类的信息组织法。这种方法假定信息组织活动是为了服务当前正在运作的一系列项目的。于是项目成为你数字生活中最基本的组成单位，从此你不必再根据各种纷繁芜杂的主题乃至二级主题进行笔记分类，而只需要回答一个简单的问题：“这条信息放在哪个项目里最管用？”

举例来说，假设你发现了一篇关于“如何培养韧性”的优秀文章，你当然要将它收录进笔记当中。但与此同时，你可能会陷入深深的纠结：明明知道它很有用，但应当把它保存在哪里呢？今后想要查阅的时候还能记得在哪里找么？你的这番纠结很快便会升级为一种选择焦虑。

大多数人可能会将这种文章存放在心理学分类的文件夹中。这看上去非常符合逻辑，不过问题在于，心理学这一分类过于宽泛而不够实用。想象一下，数周或是数月过后，当你突然需要这条信息时，得花费多少时间才能在一个如此宽泛的主题下定位到当初收录的一篇文章呢？毕竟在这一主题下可能还收录了大量其他的文章、书籍以及各种资源，其中很多都缺乏实用性，因此光是把心理学文件夹中的一个个内容梳理清楚，可能就需要耗费你数小时的时间。

现在，我向你推荐另一种做法，也即根据信息的实用性进行保存。只须稍花些工夫，将信息存放在某个特定项目的文件夹中（或是打上相应的标签）即可。例如你可以将前文提及的文章收录进你正在准备的心理学论文或相关演示的资料文件夹中，如此一来，便可以在最恰当的时机（不早不晚）获得最相关的材料。

如果你手上一时没有合适的项目，那么还可以通过其他多种途径安置相关信息，例如涉及某些生活“领域”的专用素材库，或是类似个人图书馆的参考“资源”等。随着时间推移，在你完成各种项目、掌握新的技能以及向目标不断迈进的过程中，一些笔记和资源会变得不再有用。对此，我还将向你介绍如何将此类信息妥善“存档”，以实现既及时清理冗余信息，又可以在今后需要时便于调用。

上述四大类别—— “项目”“领域”“资源”以及“存档”，构成了 PARA 系统的四大组成部分。后文将一一展开。

有了 PARA 系统，你将彻底告别以往那种费时费力的信息组织方式，只须聚焦于真正的重点所在：你所追求的目标。

信息组织过程中一个最容易踏入的误区就是过于追求完美，并将组织过程本身视为目的。建立秩序的行为本身会带来自我满足感，许多人因此裹足不前，而没有将知识继续发扬和分享出去。对于这种重积累、轻利用的倾向，我们需要尤为警惕。

如果我们为每一条信息都单独制定全新的组织方案，那么势必引发大量的冲突和脱节。而 PARA 系统则是普遍适用的，不会受到软件、平台以及笔记工具的限制。PARA 系统可以帮助你在数字世界中实现系统应用、信息分类和管理原则的统一。

在各种项目推进的过程中，你通常都需要进行跨平台的操作，毕竟没有哪个平台是万能的。因此与其固守着某个应用程序不放，倒不如进一步强化信息组织系统的一致性，如此一来，即使再怎么频繁切换应用程序，我们都能够做到以不变应万变。项目就是项目，不会因为存储载体的不同而发生变化，于是我们便可以在统一思路的前提下，实现信息在笔记应用、电脑文件以及云端存储之间的无缝衔接。

只有围绕“活动”项目打造笔记和文件系统，而非漫无目的地围建一块“信息收容所”，才能够使知识真正为你所用。PARA系统的广阔前景就在于，它可以将信息组织工作从一种艰巨异常而又漫无止境的折磨变成一项直截了当的操作，以便你将更多的时间、精力投入更重要的工作中。

二、PARA 系统的运作机制：让你的思想（和笔记）向行动看齐

在 PARA 系统中，每一条信息都可以被划入以下四大类别中：

1. “项目”：工作或生活中正在从事的短期活动；

2. “领域”：致力于长期履行的责任；

3. “资源”：具有潜在利用价值的课题或兴趣点；

4. “存档”：除上述三项以外的休眠信息。

1. 项目（Project）：正在从事的活动

“项目”主要包括你目前正在积极追求的短期成果。

项目作为一种理想的现代化工作组织方式，具有两个显著的优点。一是它们都有始有终，经过一段特定周期之后便会宣告完结；二是它们都需要以某种明确的结果宣告终结，例如“定

案”“许可”“发动”或“出版”等。

这种以项目为中心的工作方式对于创新和表演艺术等活动具有天然的亲和度。例如艺术家绘画、舞蹈家起舞、音乐家演奏、诗人吟诵等，都是兼具辨识度和独立性的工作。而这种项目

中心化的方式也渗透到其他类型的脑力工作领域，并形成一股名为“好莱坞模式”（Hollywood model，得名于电影制片领域）的潮流。

正如《纽约时报》中一篇文章所阐述的，“确定好项目、组建好队伍、通力合作直至完成工作，然后江湖再见……‘好莱坞模式’现正广泛应用于基建工程、应用设计，以及餐饮运营等”。跨团队、跨部门甚至跨公司的合作项目变得越来越普遍，而一旦项目结束，大家又都桥归桥、路归路。

关于项目的具体案例包括：

工作项目：网页设计、会议幻灯片制作、项目计划制定及招聘活动筹划等；

个人项目：西班牙语课程学习、度假攻略、卧室家具选购及本地志愿者项目申请等；

兼职项目：博客文章发布、众筹活动组织、播客麦克风评测及在线课程学习等。

如果你尚未将手头的各项工作分解为明确而具体的项目，那么试着进行项目化改造吧，这将使你的工作效率得到质的飞跃。无论你是个体经营者、大公司职员，抑或介于二者之间，项目化的工作方式都是大势所趋。我们需要对自己所致力的项目了然于胸，才能更好地确定日程安排的轻重缓急、做好进度规划，并从重要性不高的事务中及时抽身。

2. 领域（Area）：长期致力的事项

尽管项目非常重要，但并非所有事情都是项目。例如日常生活中的理财工作便没有明确的结束日期，只要生活还在继续，我们就需要不断思考如何理财。这项工作是没有止境的，即使你中了乐透大奖，还是必须面对理财问题（财越多，越要理）。在工作和生活中，我们会面临各种各样需要长期致力的事务，例如：“产品开发”“质量控制”或“人力资源”等。这些都是我们的工作职责所在。此外，有时候我们还得额外承担一些正式或非正式的责任。

上述每个具体事项都代表了某一责任领域，它们汇聚在一起，构成了 PARA 系统的第二个分类。无论个人领域还是专业领域，都离不开必要的信息支持，不过“领域”和“项目”之间存在着明显的区别。

以理财为例，相关的信息包括理财顾问的通话记录、商业发票、月度家用预算等。此外你可能还会遇到一些预判信息，例如财务预测、个人理财软件研究以及反映投资趋势的重要数据等。

对于诸如产品开发等工作领域来说，相关的信息可能包括产品规格、研发成果、客户调查访谈记录、客户满意度评价等。此外，你还可以收集一些值得借鉴的产品照片、制造图纸或调色板等。这一切都取决于你对于该领域的定位和期望。

个人领域的一些实例包括：

相关活动或场所：家庭 / 公寓、备餐、旅游及车辆等；

相关人物：朋友、孩童、配偶及宠物等；

相关要求或表现：健康、个人成长、友谊及财务状况等。

工作领域的一些实例包括：

相关部门或职能：客户管理、营销、运营及产品开发等；

相关人物或团队：直接下属、经理、董事会及供应商等；

相关要求或表现：职业发展、市场营销、人际关系及人才招聘等。

虽然“领域”相关的工作一眼望不到边，但仍然不能疏于管理。事实上，从以上列表中可以看出，这些领域都与你的健康、幸福、安全和满足感息息相关。

虽然没有具体的目标设定，但每个领域都有需要坚持的标准。比如对于理财来说，标准可能是按时支付账单，并维持家庭的基本需求；对于健康来说，标准可能是每周锻炼一定的次数，并将胆固醇控制在一定水平之下；而对于家庭来说，标准则可能是每个周末的晚上都与家人一起享受天伦之乐。

标准的制定，完全取决于你本人。而为了更好地实现目标，你可以为每道标准的设置创造专门的信息收纳空间，如此便可将来自日常生活中各个领域的设想、反思、主见以及有用的信息妥善存放。

3. 资源（Resource）：具有潜在参考价值的信息

第三类值得保存的信息名为“资源”。所有你感兴趣，但又不属于“项目”或“领域”范畴内的主题，基本上都可以归入此类。

举例而言：

兴趣话题：建筑学、内部设计、英语文学及啤酒酿制等；

研究课题：习惯养成、笔记制作、项目管理及营养学等；

参考信息：度假行程、生活目标、素材图片及产品鉴定

书等；

个人爱好：咖啡、经典影片、嘻哈音乐及日本动漫等。

上述所有主题都可以自成一个资源类文件夹。当然你也可以将其视为某种研究或参考资料，用于收录你一直跟踪的潮流趋势、与工作或行业相关的设想、个人爱好和业余兴趣以及其他某些新奇事物等。任何一份与当前项目或领域没有直接关联的笔记都可以保存为“资源”，以备不时之需。

4. 存档（Archive）：完结或搁置的事项

最后是“存档”类信息，它指的是原本属于前述三种分类，但目前处于闲置状态的信息。例如：

完结或取消的项目；

不再介入的领域（例如宣告终结的恋情或不再居住的公寓）；

边缘化的资源（例如舍弃的爱好或取消关注的话题）。

作为 PARA 系统的重要组成部分，“存档”可以帮助你将某些信息加以“雪藏”，从而既节约工作资源，又可以妥善保管以备日后所需。与房间、车库等物理空间不同，在数字世界中永久保存闲置信息并非坏事，只要你日常的工作重心不受干扰即可。如果你在未来某一时刻突然有了新的需求 — 接手了一个与历史项目类似的任务 — 那么便可以在几秒钟内唤醒这些沉睡的信息。

三、缘归何处：如何确定个人笔记的存放位置

建立文件夹并不难。相比之下，几乎令每位信息管理者望而生畏的是：“如何让纷繁芜杂的信息各归其位呢？”

五花八门的应用程序使得信息抓取工作变得异常便捷——只须鼠标或手指轻轻一点。然而我们对于接下来的步骤却知之甚少。一份记录完毕的笔记应当如何存放？一份从外部导入的文件又当如何存放？随着各种材料日益堆积，这一问题的紧迫性也愈发凸显。

对于新手来说，一个常见的误区是试图在记录笔记的同时确定其存放的位置以及存在的意义。这种做法的问题在于，抓取信息的第一时间往往不是确定其性质的最佳时机。首先，你初次接触到这一信息，还没有足够的时间考虑其最终用途；更重要的是，在记录笔记的同时还要迅速确定其性质，这无疑会给信息抓取过程增加大量工作负担和心理压力，从而大大降低当事人抓取信息的积极性。

这就是为什么必须将信息的抓取和组织分为两个独立的步骤，请注意，“走心记录”是一项从信息取舍到长期存储的独立决策。大多数的笔记应用都设置了“收件箱”或“每日一记”项目帮助你将抓取的信息暂存，以便后续再行分类。你可以将其视为一块中转区域，各路信息将在此稍做停留，等待你将其悉心传送至第二大脑。将信息的抓取和组织进行明确分隔有助于让你保持专注，聚精会神捕捉各种感动，而将如何组织信息的问题留待其他时间（例如“每周小结”）。

当你抓取的信息已经累积到一定量级，开始考虑如何对其善加组织时，PARA 系统便可以闪亮登场了。以行动为导向的四大分类能够尽可能地简化信息存放工作：

“项目”对行动力的要求最高，因为它们是你正在执行的事项，而且具备明确的期限；

“领域”的时间跨度更大，因此对于行动力的要求没那么紧迫；

“资源”的活力因场景而异；

“存档”会长期保持休眠状态，直到被再次激活。

根据上述排序，我们可以得出一份判断笔记如何归类的速查表，自上至下依次为：

1. 该笔记对于哪个项目最有帮助？

2. 若无：该笔记对于哪个领域最有帮助？

3. 若无：该笔记属于哪种资源？

4. 若无：请将其归入存档。

换言之，你应当试着从实用性和时效性两个维度出发，考虑笔记或文件的存放位置。将笔记存放于“项目”文件夹是为了迅速投入使用；存放于“领域”文件夹是为了帮助思考工作或生活；存放于“资源”文件夹是为了有朝一日深入探究某一主题；而存放于“存档”文件夹则是为了暂时忽略它的存在，却又能够随时招之即来。

日益繁忙的工作，很容易导致我们在某些项目或目标上半途而废。个人项目也好，长期目标也好，看上去都如此灵活，仿佛可以无限推延。这就导致我们费尽心机搜罗到的各种笔记、书签、收藏以及研究在文件系统中的位置越来越边缘化，直至有一天被彻底遗忘。

以行动为导向的信息组织方式可以有效对冲人们的拖延倾向。PARA 系统可以将遥远的目标转化为“此时、此地”，它让我们意识到，手头拥有大量的信息已经足以支撑我们开展行动。信息组织的目的在于更好地推进目标，而非造就某个“笔记学博士”。实践是知识的最佳归宿。这就意味着，知识必须有利于推进项目，否则便是有害无益的。

本文摘自《打造第二大脑》，作者: [美]蒂亚戈·福特