如何用3个文件夹管理600万字笔记？

周末，写完了一篇知识库的小绿书。

一个朋友跑来问我：“你那个600万字的笔记库怎么管理的？不会乱吗？”还问我工作流是什么样。

他挺感兴趣，主要因为他也在用笔记软件，但觉得内容不多，处理起来却很麻烦。

我经常用的软件是Obsidian，不过也会用其他的，但只用三个文件夹搞定了这一切；我认为用哪个软件并不重要，重要是要有一套思维模型。

什么样的思维模型？我给它起了个名字，叫ACE模型。

聊模型之前，想先澄清一个小问题：很多人好像习惯了“文件夹思维”。所谓文件夹思维，就是看到文件夹就想给它起个名字，然后只当文件夹用。

比如：你打开一个笔记软件，可能会想建一个叫“哲学”的文件夹，或者“物理”“化学”之类的。

这种习惯会导致我们不管写什么笔记、找什么文件，之后所有相关的都要放进去。

即便有些知识管理软件没有文件夹，有些人也会把标签当成文件夹来用；所以，这种思维方式，我们必须从脑子里摆脱掉。

而摆脱的唯一方式是把它抽象出来，不做分类思维，而是将其作为一个库，什么是库？简单讲，库里能放笔记、能放文件，也能放音频。

那么，放下文件夹思维后，应该关注什么呢？其实，不管你用哪个笔记软件或知识库，它们都是三维的。

所谓三维，即任何信息，人都可以在一个空间内根据层次性（Depth）、关联性（Breadth）、时间性（Timeline）来组织。

层次性指一个空间内，信息可以深入挖掘，不同内容之间有主次关系，就像写文章时会有段落和细节；同时，信息可以通过链接和标签进行深度关联，人则可以通过沟通工具相互连接，形成一个整体网络。

关联性是指不同信息之间通过链接、标签相互联系，形成一个广泛的网络结构，帮助我们理解和整合知识。

时间性指信息随着时间积累，形成一条时间线，方便我们回顾和跟踪。

这些软件的本质，就是在一个空间内提供诸多工具，把这些维度链接起来，一方面帮助我们完成任务（项目），另一方面，随着时间推移，沉淀数字资产，提升协同效率。

如果还是不明白，我举个例子：

在公司里，我们用飞书、用钉钉，目的是让一群人在这通过工具来完成某个项目。

对个人来说也是一样的，用印象笔记或flomo，是为了用这个空间内的工具记录信息，最终服务于某个任务。

如何将一款笔记软件用出“空间感”？我提出一个模型：ACE模型（Atlas、Calendar、Efforts）。

“Atlas”这个词源于希腊神话中的擎天神阿特拉斯，他因惩罚被迫永远肩负天空。在现实中，“Atlas”通常让人联想到地图集，即一个集合了各种地图和地理知识的工具。

在我的 Obsidian 中，Atlas是一个特殊的文件夹，用来存放各种杂乱的原子笔记、文档、音频、视频；当然，这里还包括把一张张笔记串联起来的索引卡。

图示：用一个面板建立一个链接卡片，调动Atlas中所有内容

索引卡像节点，能够清晰地展示每个笔记的位置和关联。

简单来说，Atlas 像一个卡片库，既可以是独立的单张笔记，也可以是由多张笔记组成的集合；它就像“地图的地图”，也就是 MOCs（Map of Contents）笔记，用来搭建整个笔记体系的框架。

那么，Calendar是什么？

从字面上看，它是日历。你点开日历，可以用它创建任务、安排事情，很多软件都会用到这个概念；它的关键是时间思维，把任务、事件放到时间轴上，随着时间流动，一切都变得清楚直观，方便你管理和跟进。

那么，看到这里，你可能会好奇：同样是文件夹，我在笔记软件中建立一个Atlas和一个Calendar，它们到底有什么区别呢？

还记得我提到的三维概念吗？信息和人可以按照不同的层次进行组织和关联。

Atlas文件夹更像一个“大仓库”，专门存放各种“notes”。这些“notes”按照内容分类，而不是按照时间，无论你想写什么卡片笔记，都可以放进去，不受时间限制，非常自由。

多得实在没办法了，就用标签链接一下它们。

Calendar文件夹则完全不同。它围绕时间展开，比如：今天的会议记录、今天和某人的聊天内容，这些都可以归到Calendar里。

这样，日后需要查找时，只要回到特定的日期，就能快速找到对应的内容。

简单来说，Atlas关注内容组织，而Calendar则围绕时间轴展开。这两者结合起来，可以让信息更有条理、更高效。

图示：Calendar中链接，全都是以时间为主调动库中内容

对于Efforts，我定义它为：努力。

无论是个人还是组织，每天都会有各种任务和项目。在公司里，努力像一种协作，每个人完成自己负责的部分，最终推动整个项目的完成。

对个人来说也是一样。每天的任务、计划和执行，都是努力的体现。在Efforts文件夹里，我会存放各种任务和项目，用它来记录和管理我的行动和进展。

比如突然接到一个选题。对于这个任务，我会把标题和主旨思想记录到Efforts文件夹里，它会直接形成一个清单（list）。

如果还有一个新的项目需要开展，类似于一个合作计划，一个线下演讲，我也会放进去，看看它缺什么，随时补充；如此一来，无论是零散的任务，还是复杂的项目，都能在这里得到清晰的管理和跟进。

那么，如何管理任务呢？一种方法是结合Calendar（时间）和优先级。

每当我新建一个任务时，会给它打上1～10的数字，以此表示优先级，并设定开始时间。如果临时接到一个紧急需求，比如：整理一份报告，我也会快速为它设置优先级。

通过优先级，系统会自动排序，这样我就能清楚地知道每天该先做什么、后做什么了。

对于紧急的任务，我通常采用自上而下原则。即从整体出发，先明确全局，再逐步推演每一步需要做的事情，这就像在公司里，部门领导会先确认主要目标，然后，再将具体任务分配到大家手里。

拿我来说，当有一个选题要做时，我会思考选题要传递的核心思想，这是主要研究的基础方向；接下来，会围绕主旨设定具体的行动。

比如：需要找哪些人交流、需要哪些数据支持，或者有哪些相关领域需要深入了解等。对于聊完、已经消化的信息，我会放到Atlas里。

Atlas像个仓库，所有我采访过的、调研、学习过的、碎片化资料都在里面，需要用时，直接搜关键字即可。

图示：Efforts排列各种任务，调动Atlas和Calendar空间内的内容‍‍‍‍

那么，自下而上该怎么做呢？

它有点像搭积木。我们先从地上捡起一块块小积木，这些积木可能是信息、数据或者想法。然后把积木拼在一起，尝试看看它们能搭成什么样的大城堡。

接着，根据手头信息，我们逐步搭出一个框架，就像列出一个大纲一样，大纲可以告诉我们，先讲什么，再讲什么，整体逻辑如何展开。

有了大纲后，就可以开始组织整体，把收集到的信息和分析融入进去，过程中，改一改、修一修，反复打磨，最终完整成型为一个产品。

有一个关于我的例子是：做AI强壮手册。一开始，我并没有明确动机，也没有这个想法。只是每次学习完AI相关的内容，都会随手记录下来。

就这样，时间一晃过去一年半。当我整理这些内容时，发现已经积累了这么多内容。于是，我直接在Efforts里给这个项目立项，开始系统化地完善它。

所以有两点：

1. ACE模型是一个可以穿越任何信息管理类软件的思维方式；不对。准确来说，是穿越笔记管理，因为信息管理不止于笔记。

可能还有文档管理、代码管理、任务管理、项目管理……

2. 有效结合自上而下、自下而上的工作法，能让我们接受任务后，更快速地落地。

这就是我用三个文件夹管理600多万字（包括信息）的心得。听起来有点复杂？索性更简单地把它总结成：

信息管理忽略时间，靠标签和链接去组织，文件夹就像一个地图集（Atlas）、一个仓库，里面可以随意存放任何内容，只要是你想记录的，都可以放进去。

Calendar是你的时间线，这里的内容必须以时间为索引，而不是以“物”为主；Efforts是任务或项目中心。它围绕任务展开，利用时间线和Atlas里的素材，把行动和成果连接起来、

这三者配合，表面看是信息管理的工作流，实际上，是一套解决问题的工作流，要不试试看？

如果你是个AI产品经理，能搞懂这一套，那对事物、空间和项目的三维理解肯定和别人不一样，做的产品也不同。

写到这，我突然想到了一个新问题：AI搜索。

月之暗面创始人杨植麟曾说过，AI搜索的本质在于加速信息获取效率。他说过，AI模型像一个接口，能够更高效地连接用户与所需信息。

AI搜索通过模拟人类的推理思考过程，可以多级分解复杂问题，执行深度搜索，并即时反思改进结果，帮助我们更高效地完成复杂的搜索调研任务。

所以，AI搜索就像一个按钮，你一按，就能从网上找到你想要的东西。但问题在于，现在的搜索只有“工作”，没有“流”。也就是搜索完成后，我们常常要拿着结果，切换到另一个地方才能继续使用。

类似于，你搜集资料后，还得切换到文档工具去做报告，或用AI写了代码后，还得切换到开发环境去，这个流程总是割裂的。

如果有一个三维空间，里面整合了各种工具包，你可以直接在里面写代码、修图、做项目，是不是更让人期待？

更进一步，如果这个三维空间还能把人连接起来，大家可以协作完成任务、推动项目，再配上一套时间管理工具，整个工作流会变成什么样？

我不知道具体答案，但觉得潜力巨大。

反过来想，如果一个专注于“空间”的产品，将空间作为载体，结合协同工具，它会变成什么样？类似于网盘加协同，是否会演化成一个类似Calendar+Efforts形态，把时间管理和任务协作融合到一起？

再或者，一个专注于“工具”的产品，融入了“空间”的概念，又会带来怎样的变化？

比如：WPS加上空间，不仅能编辑文档，还能在同一个空间中组织资料、链接任务、协作，是不是会让工具变得更加立体化，具有延展性？

当然，这些想象力巨大的产品，会成为他们的新曲线吗？

我不敢定义。不过，在思维层面，这套方法论已经被我从上帝视角中抽离了出来，不仅在obsidian中，我的Macbook 文件管理也是这样做的，用了很久。

至于AI搜索、空间等产品出现后，他们能不能联合到一块？我就不知道了。

本文来自微信公众号：王智远，作者：王智远

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