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效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（上）

来源：晰数塔互联网快讯时间：2022年06月01日 13:57

神译局是36氪旗下编译团队，关注科技、商业、职场、生活等领域，重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按：在如今这个信息大爆炸的时代，“效率”成了个人、团队、企业都越来越重视的事。在提升效率方面，使用不同的方法也能起到不同的作用。这篇文章来自编译，作者在文中分享了 15 种值得尝试的个人效率提升方法，希望对你有所启发。篇幅有限，本篇文章共拆分为上中下三篇，此为上篇。

图片来源：Margarida Mouta

正确的效率方法能让你事半功倍。畅通无阻的工作流程能让你从精疲力竭、注意力低下的低效状态一跃变得沉着冷静，哪怕在面对最艰难的项目时也能变得胸有成竹。

值得庆幸的是，人们无时无刻不在探索、优化和分享新的效率方法，总有一种方法能够满足你的独特个性和任务需要。但是，在数不胜数的效率方法文章中艰难寻找一种适合自己的方法实在过于浪费时间，在这方面你完全可以走捷径。

基于此，我们决定帮你解决这些麻烦事。在这篇文章中，我们归纳总结了 15 种高效的工作方法与框架。读完这篇文章后，你将了解和认识目前最有效、最流行的效率方法、其基本原理以及适用人群。我们的目的是希望帮助你尽快建立属于自己的理想工作流程，让你立即开始享受高效工作带来的成果。

如何最大限度地利用本指南

首先，在介绍每种方法时，我们都注明了运用或掌握该方法所需时间的等级，具体包括低、中、高三个等级。

你是否很想尝试去做一个大项目，却又觉得无从下手？那你首先可以尝试所需时间等级为中或高的效率方法。如果待办事项清单还有很多项目没完成，截止日期却近在眼前，重压之下甚至还出现拖延症的话，那你就可以直接选择所需时间等级为低的方法。

除此之外，我们还注明了各种方法的类型，主要分为视觉、笼统或抽象三大类。当然，许多方法可能是混合型。如果你知道自己倾向于哪种学习或工作风格类型，那么你就可以快速浏览并直接跳到与自身情况最相契的方法。具体而言，三种类别主要有以下区别：

视觉：如果你更喜欢地图而非文字路标或语音导航，那么你或许会发现“视觉”类型的方法更受你的青睐。

触觉：如果你喜欢从“待办事项清单”中划掉已完成任务所带来的成就感，或者经常喜欢借助卡片等形式来做规划的话，那你就可能更喜欢“触觉”方法。

抽象：如果上述两种类型都不喜欢的话，即一般情况下，你都是随意写下要完成的事情，不局限于待办清单等格式内容，或者你基本上是在脑海里完成规划，不需要借助任何辅助物品的，那你就可能会发现“抽象”类的方法更适用于你。“抽象”类效率方法的优点在于，无论是在明确优先事项还是在任务分类等方面，你都可以制定更加复杂的规划。

在此基础上，我们还有如下几点建议：

你应该着眼于切实完成任务。虽然适应新工作流程需要额外时间，但你应该对此越来越得心应手。如果你发现某种效率方法在具体运用过程中会耗费大量时间，并且需要极高的精力和脑力投入，那么它或许并不适合你。这没什么关系，你还有其他多种选择。

不必局限于某一种效率方法。你或许会发现，这些方法也许仅适用于一部分工作，另一些则可能不适用。之前有效的方法后来可能会变得无效，甚至成为一种负担；或者随着工作强度增大，你可能需要随之选用更适用的效率方法。总之，你应该灵活选择，别害怕做出改变。

借用《加勒比海盗》（Pirates of the Caribbean）中的一句话：效率方法更像是一种指南，而非实际规则。以下方法都能作为很好的起点，但只有你将其融入自己独有的工作方式与风格，它们才能发挥出无限潜力。尝试不同方法，混合搭配，希望你最终能找到最理想的工作流程。

以下就是我们总结整理的 15 种效率方法：

一、个人看板

图片来源：Lifehacker.com

所需时间等级：低

类型：视觉、触觉

适用人群：总是喜欢多任务处理但基本很少完成各项任务的人。

作用：有助于让你通过可视化的方式了解所有任务进程。

个人看板系统极其简单，这也算是一项好处。有时候，你只需要看到摆在面前的任务现状，就能行动起来，取得进展。

具体而言，你可以选择任何一种你喜欢的方式（便利贴、白板等等），将所有任务分为三类：待完成，正在做，已完成。

个人看板虽然简单，效果却非常明显。

为“待完成”和“正在做”的项目划定一块有限的空间后，你会发现，这些空白区域很快就会被填满。

这种方法也算是一种可以持续更新的备忘录，让你对自己手头上的所有任务有非常直观的认识，在你想要开启新项目前，时刻提醒自己应该首先专注于手头工作。此外，看到所有任务都列在眼前，还能减少你的慌乱程度，让你有一种掌控大局的感觉。

二、青蛙优先法：最难的事最先做

图片来源：Hellostripes

所需时间等级：低

类型：抽象

适用人群：常常推迟完成重要工作，导致不得不赶工或错过截至日期的人。

作用：一方面有助于让你避免拖延，一方面确保你在正确的事情方面能有所进展。

许多效率方法和工具的核心都是要求立即行动。它们假设的是，只要你从“待办事项清单”中勾划掉某个项目，那你就是在高效工作。但事实上，你优先选择完成哪项任务至关重要。

如果你将最重要的事拖延到最后一刻，那么你在最重要的事项方面就不会提高自己的效率。更糟糕的是，你可能会错过截止日期，或者因为赶工而在极具挑战性的工作方面表现不佳，进而使自己的名誉受损。

“青蛙优先法”最早源自以幽默讽刺和智慧著称的美国作家马克·吐温（Mark Twain）。他曾说，“如果你每天早上醒来第一件事就是吃掉一只活青蛙，那么接下来这一天里都不会再有更坏的事情发生了。”

在体验这个方法时，首先你应该将你的日常任务从难到易排序。在每天能量最充足时处理那些最重要、最吓人、最让你焦虑的任务（即“青蛙”）。这样的话，接下来这一天的其他任务都相对没有那么具有挑战性了。或许你还会发现，自己的整体工作质量也会得到进一步提升。

学习真正高效的一大要点在于，一定要认识到想要拖延的冲动是不可避免的。对此，关键在于去学习克服这种具有破坏作用的冲动。

正如布莱恩·崔西（Brian Tracy）在其著作的《吃掉那只青蛙》（Eat that Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time）一书中所写道的那样：

每个人都有拖延症。高效者和低效者的区别很大程度上取决于他们在哪些方面存在拖延。

三、必须做、应该做和想做

图片来源：Fabiocruz

所需时间等级：中

类型：抽象，视觉

适用人群：需要规划优先事项，但更喜欢列表而非图表的人。

作用：按紧急程度排列事项，确保自己能完成最重要的任务。

“必须做、应该做和想做”方法的核心，在于明确今天哪些事情比较紧急、哪些事情可以暂缓。写下你需要做的所有事情，然后逐一为其贴上“必须做”、“应该做”或“想做”等标签。

其中，“必须做”的事情没有任何商量余地，比如“支付房租”，如果是月初，这就是一件“必须做”的事情。

“应该做”的事情是你需要做但并非特别紧急、不一定非要今天完成的事情。回复某些邮件就可以算作是“应该做”的事情。虽然回复邮件也很重要，但推迟一两天并无大碍，尤其是如果你还有一堆明天就必须完成的“必须做”的事情没做完的情况下。

“想做”的事情是你想要做，但当下实际情况并不允许或者并不必要做的事情。如果有需要，这些事可以推迟到以后再做。

学习一门新的语言是个好目标，但如果是在“每晚实现八小时睡眠目标”和“用葡萄牙语与他人交流对话”之间二选一，你可能不会为了学习一门全新语言（尽管这是一门非常美丽的语言）而让自己长期睡眠不足，进而引发潜在的风险。

还有一个方法与此方法比较相似—— MoSCoW 优先级排序法，其主要包括“必须有（M，代表 ‘Must have’）”、“应该有（S，代表 ‘Should have’）”、“可以有（C，代表 ‘Could have’）”，以及“不会有（W，代表 ‘Won't have’）”，中间两个字母 “o” 无实际含义，只是为了方便发音而增加。

MoSCoW 优先级排序法的“可以有”与本方法的“想要做”相似，而最明显不同之处在于，它增加了一个“不会有”，即那些总是出现在你的待办事项清单、但或许最终不值得你投入任何时间和精力的事情。

四、SMART 法则

图片来源：openintl

所需时间等级：中

类型：抽象

适用人群：尚处于较大项目的早期阶段，需要在盲目开始行动之前制定具体策略的人。

作用：将宏大而抽象的想法和目标转化为具体、可执行的计划方案。

SMART 法则自 30 年前首次出现后已经历过多次调整与改动。从本质上来讲，这个法则主要是通过问自己一系列问题，把各种宏大而遥不可及的设想转化为现实中可执行的具体行动方案。

SMART 法则的五个字母分别代表：具体明确的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可分配的（Assignable）、现实的（Realistic）、及时的（Timely）。

具体而言，SMART 法则的核心内容是：

具体明确的：一定要明确“是什么”，比如：具体项目是什么，以及你想要达成什么明确目标？

可衡量的：这里具体强调的是达成某个项目目标所需的单个任务与步骤。

可分配的：具体某个步骤由谁来完成？这也是一个可以适用于团队合作的方法。不过，就算是你自己在独立完成某个项目，也不要急于跳过这一部分。如果你在使用 SMART 法则来规划一个大项目，那仅凭一己之力可能难以 100% 完成。如果你有小孩，在这方面你就可以考虑各种儿童照管选项。如果你在创业，那你就可能需要向律师或财务规划师寻求帮助。总之，在完成任何一项宏大事业的过程中，你都可能需要别人的帮助。明确自己将如何获取所需的帮助，能让你的起步更加轻松。

现实的：这是 SMART 法则中最令人扫兴的一方面。它涉及到你将遇到的所有障碍因素，以及所有可能导致你失败的威胁因素。要想解决问题，必须先全面了解问题。通过认真思考未来可能面对的种种挑战，你就能做到“先发制人”，在陷入潜在的困境之前就想好解决方案。

及时的：这里，你只需要关注截止期限。对于任何成功的效率策略而言，截止期限都至关重要，这一点无需质疑。由于时间的紧迫性，导致我们不得不高效工作。针对每项可衡量的任务设置合理的截止期限，在理想的情况下，你还应该在自己认为所需的时间基础上再额外给自己多一点时间，从而避免陷入规划谬误（译者注：即指人们在预估某项任务的完成时间时，由于过度乐观，导致低估任务完成时间的一种现象）。

总的来说，SMART 法则非常适用于规划宏大的项目。就日常复杂的事务而言，这一法则并不是特别适用。对于任何在面对大型项目时一筹莫展且迫切需要制定行动方案来推进项目发展的人来说，SMART 法则再完美不过。它最大的特点就是简单、好记，很快就能上手运用。